はじめに
ビジネスにおいて、電話対応は取引先との信頼関係を築く大切なスキルです。
適切な敬語を使わなければ、相手に失礼な印象を与えてしまう可能性があります。
「何をどう言えばいいのか分からない」「つい言葉遣いが乱れてしまう」と悩む方も多いのではないでしょうか？
本記事では、取引先との電話応対時に注意すべき敬語表現を解説します。
電話応対でよく使う敬語表現
電話では、相手の顔が見えないため、より丁寧な言葉遣いが求められます。
特に、以下のような基本的な敬語表現を押さえておきましょう。
●電話を受けるとき
【例】「お電話ありがとうございます。○○株式会社の△△でございます。」
【例】「恐れ入りますが、お名前を頂戴できますでしょうか？」
最初の挨拶を丁寧にし、相手の名前を確認することでスムーズな対応につながります。
●相手を待たせるとき
【例】「少々お待ちくださいませ。」
【例】「お待たせして申し訳ございません。」
「ちょっと待ってください」はカジュアルすぎるため、ビジネスでは「少々お待ちくださいませ」を使うのが適切です。
●取り次ぎをするとき
【例】「○○にお繋ぎいたしますので、少々お待ちくださいませ。」
【例】「○○はただいま席を外しております。折り返しご連絡させていただきますか？」
「今いません」と言うのは失礼にあたるため、「席を外しております」などの表現を使いましょう。
●電話をかけるとき
【例】「いつもお世話になっております。○○株式会社の△△でございます。」
【例】「○○様はいらっしゃいますでしょうか？」
名乗りをはっきりとし、要件を簡潔に伝えることが重要です。
避けるべき間違った敬語表現
敬語を意識していても、間違った表現を使ってしまうことがあります。
特に以下の表現には注意しましょう。
●「～の方」という表現
【誤】「担当の○○の方にお繋ぎいたします。」
【正】「担当の○○にお繋ぎいたします。」
「～の方」は曖昧な表現になるため、使わない方が良いでしょう。
●「了解しました」
【誤】「了解しました。」
【正】「かしこまりました。」
「了解しました」はビジネスではカジュアルな印象を与えるため、「かしこまりました」を使いましょう。
●「～になります」
【誤】「お名前は○○になります。」
【正】「お名前は○○でございます。」
「～になります」は不自然な敬語表現のため、「でございます」を使うのが適切です。
まとめ
取引先との電話応対では、適切な敬語を使うことが大切です。
・電話を受ける際は「お電話ありがとうございます。○○でございます。」と名乗る
・相手を待たせる際は「少々お待ちくださいませ。」を使う
・取り次ぎの際は「○○は席を外しております。」と丁寧に伝える
・間違えやすい敬語（「了解しました」「～になります」）には注意する
これらのポイントを意識し、失礼のない電話対応を心掛けましょう。
